Laaa … Det kan være svært at finde tonen – også i e-mails
Er du nogensinde blevet misforstået i en e-mail?
Hvis ja, er det slet ikke så underligt. Årsagen ligger i én af de største faldgruber i e-mails, nemlig tonefaldet.
Her forklarer vi, hvorfor og hvordan du kan undgå misforståelser i fremtiden.
Tone eller tomrum?
Der kan være stor forskel på, hvordan vi forstår en simpel vending som ’Tak for det!’. Er det i en ironisk eller oprigtig tone? Hvis du er i tvivl, leder du måske efter meningen i den resterende del af teksten – med håbet om, at der her gemmer sig et ord, der indikerer enten skuffelse eller taknemmelighed. Leder du forgæves, kan du komme til at sætte dine egne fortolkninger og følelser ind i tomrummet.
Derfor bruger vi emojis og smileys
Behovet for at skabe en bestemt tone i korte, skriftlige beskeder er også grunden til, at ikoner som smileys og emojis er blevet så populære.
Det er nemlig dejligt nemt at understrege et positivt budskab med et smil – ligesom man gør i virkeligheden. I Skriv klart råder vi dog virksomheder til at undgå for mange smileys i e-mails, da det kan virke useriøst og fjerne fokus fra budskabet.
Men uden thumbs up, bare næver eller blinke-smiley’er – hvad gør vi så??
Skriv tonen ind i teksten!
Ikke kun med enkelte ord som ’thumbs up’ eller ’godt gået’ men i en gennemgående stil, der roser, anerkender, påpeger etc. De verber, du bruger, bliver derfor afgørende for, hvordan din modtager opfatter dig og dit budskab. Skriver du ’Smid mig en kopi’ eller ’Send straks kopi’ eller ’Del venligst en kopi’?
Kort sagt: Med de ord og formuleringer, vi vælger, kan vi ramme en tone i vores e-mail, som øger chancen for, at vores modtager opfatter budskabet korrekt.
En god e-mail kræver lidt forberedelse
Næste gang du skal skrive en e-mail, kan du prøve at se dig selv som musiker. Publikum står forventningsfulde foran scenen, du er euforisk, og kulminationen ligger lige foran dig. Lige netop i dette øjeblik bruger musikeren tid på at stemme instrumenterne, så de spiller ordentligt. Og så vi gider at høre på dem. Forberedelsen er derfor altafgørende for, om det bliver en god koncert.
Derfor! Når vi skriver e-mails, er det vigtigt at finde den rette tone, så folk gider høre på os – og vi er med til at skabe den rette stemning.
Vil du vide mere om, hvordan man skriver klare og effektive e-mails?
I Skriv klart rykker vi gerne ud i jeres virksomhed og holder kurser og workshops om at skrive klart og letforståeligt.
Ring på 22 36 05 67 og lad os tale om jeres konkrete behov.
Du kan også skrive til os på kontakt@skrivklart.dk
